Тайм-менеджмент — искусство «повелевать» временем
Термин «тайм-менеджмент» появился еще в конце 70-х годов прошлого века в США. Краткое емкое определение послужило названием для целой науки. Последняя ищет ответ на актуальный вопрос: как в условиях современного скоростного ритма жизни, эффективно выстраивать свой рабочий день?
Профессионалы посвящают тайм-менеджменту объемные книги и популярные мастер-классы. Из их консультаций можно почерпнуть немало интересного. Но все-же любой набор правил, даже от признанного бизнес-гуру — субъективная вещь. Одним они подходят, другим — нет. Согласимся: неукоснительное следование чужой теории — не для всех. Однако базовые основы тайм-менеджмента в наше время полезно знать каждому.
Выстраиваем стратегию
Процесс управления рабочим временем требует тщательно продуманного плана. А держится такой план на 4-х «китах»:
1. Постановка цели.
2. Выбор приоритетов.
3. Определение поэтапных действий.
4. Контроль за ходом намеченного курса.
- Процесс постановки цели специалисты называют сложным словом «цeлeполаганиe». Нужно четко понимать: что вы делаете, для чего вы это делаете и каким видите результат? Здесь нет места абстракции. Задача должна быть достижимой и укладываться в определенные сроки исполнения (день, месяц, полгода и т.д). Например, вы — риелтор и занимаетесь продажей помещений в Ярославле . Разбейте свою задачу на подцели: найти для клиента лучший в городе объект, наладить контакт с собственником, заключить сделку и т.д. На реализацию каждого этапа отведите определенное время.
- Расстановка приоритетов. Порой не всегда просто разобраться, что является главным, что второстепенным. Даже в рамках одного рабочего дня. Если все задачи имеют одинаковую важность, психологи советуют в первую очередь заняться самыми сложными и запутанными вопросами. Вам же будет лучше: «отстреляетесь» с утра (когда мозг находится на пике активности) с проблемными пунктами, а на «десерт» оставите простые задачи, не требующие особых хлопот. Вот вам и легкое завершение насыщенного трудового дня.
- Поэтапные действия расписывать во всех деталях, конечно, не имеет смысла. Ситуация постоянно меняется: то что было важным вчера, сегодня уже потеряло актуальность. Да у многих и не хватит терпения фиксировать каждый шаг. Этот пункт — всего лишь наметка ваших основных действий. А дальше — ориентируйтесь по обстоятельствам.
- Контроль за выполнением плана — объективный взгляд на то, решаются ли поставленные задачи в срок. Если нет, то вы вносите в план необходимые корректировки: меняете цели или отводите для их достижения больше времени, отказываетесь от неэффективных решений, рассматриваете новые варианты и т.д.
Избегаем ошибок
Плодотворность нашей работы в течение дня может снижаться из-за ряда факторов. При этом, некоторые из них мы даже не рассматриваем как негативные. Тем не менее, они отнимают много полезного времени.
1. Постоянный просмотр рабочей почты. Понятно, что электронные сообщения — один из важнейших способов коммуникации между сотрудниками. Но отвлекаясь то на одно письмо, то на другое, мы откладываем на потом решение конкретных задач. Лучше выделить на просмотр почты определенное время в течение дня — удобное для вас. А эксперты и вовсе рекомендуют не открывать почту с утра (чтобы не погрязнуть в текучке ), а сперва выполнить собственный намеченный план. Такой подход к распорядку графика, действительно, экономит время Но не все его могут себе позволить. Взять того же риелтора. Если он срочно ищет выгодный вариант для клиента по аренде торгового помещения в Ярославле — ему приходится регулярно мониторить почту с рассылками о новых предложениях на рынке недвижимости. Но об этом мы уже говорили выше. Не каждый совет профессиональных тайм-менеджеров актуален именно для вас.
2. Всплывающие уведомления. Мессенджеры (Скайп, Вотсап и т.д) — штука во многом полезная. Но мигающие уведомления о новых сообщениях мешают сосредоточиться на работе. Закрыть «всплывашку» — секундное дело. Но сколько таких сообщений приходят в течение дня. Вот вам и потерянные рабочие минуты.
3. Решение нескольких задач одновременно. Конечно, есть среди нас такие, как Гaй Юлий Цeзарь. Они, подобно легендарному римскому правителю, могут одновременно и читать, и писать, и разговоры вести. Но это — отдельные уникумы. Большинство же людей в режиме многозадачности выдают не особо эффективный результат. Каждому дело — свое время.
Резюме. Ну и самое главное. Не превращайте эту технику в скучную обязанность и обузу. Относитесь к процессу построения своего графика проще Это тайм-менеджмент существует и работает для вас, а не наоборот.
