Навигатор по поиску идеального офиса

Навигатор по поиску идеального офиса

Как выбрать помещение для бизнеса

Akula.com
Ирина Саншаса.jpg
Ирина Саншаса тестировала офисные помещения

Светлый зал со стеклянным потолком на последнем этаже небоскрёба или замкнутый куб без окон и дверей. Офис мечты, какой он? Несмотря на изобилие вариантов, сделать выбор непросто.

Раскрываем тонкости навигации, которые помогут найти офис, подходящий по всем параметрам.

Один на всех

Офис — отражение философии компании. Яркий тому пример — штаб-квартира Google. Сотрудники не просто работают в офисе, здесь они готовят еду, отдыхают и наслаждаются зелёной зоной. Руководители Google выбрали свободный формат, за которым потянулись и другие IT-компании. Но такой тренд не всем по нраву.

Руководители с классическим подходом ограничиваются лаконичной простотой: стол, стул, ноутбук и другие элементы первой необходимости.

Важно определиться, что нужно вашей команде.

Что нужно именно вашей команде? Определяемся с параметрами по конкретным критериям.

Один на всех1.jpeg Около 85% московских бизнесменов тратят на поиск комфортного офиса не один день

Критерий № 1: Удобное месторасположение

Центр города или спальный район, проходное или непроходное место, подвальная часть «хрущёвки» или зазеркалье бизнес-центра... Распишите свои пожелания от основы до мелочей, вплоть до ориентации по карте и схеме.

Не помешало бы узнать и мнение команды. Сотрудники трудятся в офисе минимум 8 часов в день, вероятно, у них тоже есть пожелания по условиям работы.

Ориентировочный список:

— станция метро «Чистые пруды»,

— не больше 20 минут пешком от метро,

— минимум 5 парковочных мест.


ОКАЗАТЬСЯ НА МКАДе

Филипп кардинально сменил место дислокации офиса. Из центра Москвы его команда переехала за МКАД. По этому поводу коллектив не испытывал радости. Удалённость от эпицентра жизни, километры пути к офису, родители не успевали вовремя забирать детей из садика и школы, в обед сотрудники не могли сходить в кафе (кругом лес). Со временем неудобства локации компенсировались многочисленными плюсами. Существенная экономия на аренде позволила выделить микроавтобус для доставки людей в офис и обратно, купить новую мебель и выдать премии, а также организовать небольшую кухню. Таким образом, Филипп сумел разрешить сложный вопрос.



Выбирайте помещение недалеко от транспортных развязок, чтобы сотрудникам было проще добираться до офиса. Конечно, можно организовать маршрут по доставке людей на работу, но это дополнительные расходы. Но и они могут быть оправданы.

Выбирайте помещение недалеко от транспортных развязок.

Впрочем, каждый вариант нужно рассматривать в отдельности.

Критерий № 2: Площадь

Тот случай, когда размер имеет значение. Будет это офис-«курятник», где сотрудники толкаются локтями при наборе текста на клавиатуре, или просторное пространство для творчества и полного погружения в работу — решает каждый руководитель. Главное, не забывать, что комфорт сотрудников прямо пропорционален прибыли компании.

3-min.jpeg Всегда можно сделать планировку мечты

Помещения с минимальным количеством перегородок, на самом деле, плюс при выборе офиса. Вы можете сделать планировку, которая удобна вам и вашей команде. Конечно, потребуются дополнительные расходы и, само собой, время. Но лучше один раз заплатить, чем раз за разом тратить деньги на переезды.

Для комфортного размещения в офисе требуется не менее 5 м² на человека.

Кстати, для комфортного размещения в офисе требуется не менее 5 м² на человека.


СОВЕТ ОТ AKULA.COM:

Некоторые компании арендуют офисы большей площади, чем необходимо в данный момент. Оставляют резервное место на развитие бизнеса. Если компания не сможет расшириться — лишние квадраты можно сдать.

Критерий № 3: Офисная инфраструктура

Парковка для сотрудников, кухня, комната для отдыха, санузел, вентиляция, электрические сети... В конце концов,телефонная связь. Нужно учесть детали, которые сделают бизнес комфортным.

В идеале — когда всё работает, вентилирует, освещает и заряжает. Если же в помещении отсутствует нужная инженерия, для таких работ можно провести тендер. Это позволит получить оптимальное предложение по стоимости, качеству и срокам. Правда, важно также уточнить у собственника его отношение к сторонним подрядным организациям. Также можно попросить самого арендодателя помочь в организации работ — в дальнейшем помещение с совершенной «инфраструктурой» останется ему.

Для выполнения инженерных работ можно провести тендер.

А вот на первый взгляд неважные детали могут стать настоящим препятствием в планомерном течении офисной жизни. К примеру, никогда не задумывались, сколько неудобств может доставить неисправный санузел?


БИЗНЕС В ТРУБУ

Андрей Петрович — очень продуманный человек, грамотный экономист и развивающийся бизнесмен.
Для своей команды логистов он снял небольшое помещение в центре города. Удачное место, доступная цена, но один момент пазла не сложился. В старинном здании были проблемы с сантехникой, о которых владелец умолчал.
В результате Андрей Петрович потратил кучу денег и нервов на ежедневные вызовы сантехника. Проще было взять специалиста этого профиля в штат. Но это ещё полбеды. Страдал и коллектив: уборная комната почти всегда была на замке. Приходилось проситься в соседние офисы или через дорогу в магазин.

Когла не продумал все критерии.jpg Когда не продумал все критерии офиса

Критерий № 4: Принцип рассадки сотрудников

Многие компании зонируют офисное пространство по открытому типу. Это так называемый «опенспейс», когда в большом помещении за перегородками или соседними столами сидят специалисты разных профилей. Одним сложно сосредоточиться в открытом офисе, другие радуются коллективному единству.

Есть и кабинетный тип рассадки, когда коллектив каждого отдела обустраивается в отдельном кабинете. Можно также комбинировать схемы размещения сотрудников.

Заранее продумайте, какой отдел и где будет размещаться.

В ЧРЕЗВЫЧАЙНЫХ УСЛОВИЯХ

У Светланы — свое издательское дело. Она выбирала офис для совмещённого профиля деятельности: производственная мастерская и пространство для творческих людей. Один кабинет отвели под мастерскую, другой заняли менеджеры по продажам и журналисты, в третьем расположился руководитель. Небольшую комнату отвели под мини-спортзал.
Через месяц продуктивность работы резко снизилась. Журналисты не могли работать вместе с менеджерами. Одни постоянно вели переговоры с клиентами, мешая сконцентрироваться другим. Пришлось идти на кардинальные меры: переоборудовать мини-спортзал под апартаменты руководства и отдать свой кабинет журналистам. Потерянное время, нарушенный ритм, сорванные сроки.

Принцип рассадки сотрудников.jpeg Комфорт превыше всего

Критерий № 5: Условия договора

Некоторые компании скромно ограничиваются небольшими площадями жилфонда. Оформляют договоры аренды или субаренды, а иногда просто переселяются на условиях устного договора с владельцами.

Свободная уютная квартира может оказаться выгоднее бизнес-центра. Поэтому компании из 3-6 сотрудников часто делают выбор в пользу съёма квартиры под офис. Но есть риск обжечься.


ПО БУКВЕ ЗАКОНА

Галине осталась просторная трёхкомнатная квартира от подруги, которая уехала на ПМЖ в Америку. Отдала ключи и разрешила налаживать в её апартаментах бизнес. Галина сотрудников разместила, компьютеры закупила, клиентов о местоположении известила. Но через два месяца налоговая узнала о бизнесе в жилфонде и заставила внести изменения в ЕГРЮЛ.


Ещё один вариант — аренда части офиса дружественных компаний. Это удобно, но рискованно. Нужно быть готовым съехать даже через неделю. Друзья могут обидеться, разориться, сдать часть офиса на более выгодных условиях.

Важно:

— есть ли в договоре разрешение на субаренду,

— прописывать в договоре конкретные сроки аренды и условия сторон, чтобы в любой момент вас не попросили покинуть помещение,

— не нужно снимать офис у друзей, если собираетесь устанавливать дорогое оборудование. В случае конфликта слабое звено именно вы. Забрать законным путём его будет непросто.

Не в тесноте и не в обиде.jpeg Доверяй, но проверяй

Кстати, плата за аренду — не единственное финансовое обязательство офисного арендатора. Эксплуатационные расходы никто не отменял: водоснабжение, отопление, электричество, уборка помещений и т.д.

Один из приемлемых способов платы за эти услуги — по факту. Сколько кВт использовано, сколько раз помещение убирали, сколько цветов посадили... Подтверждающие цифры, документы позволяют контролировать эту статью расходов и находить возможности для экономии.

Цифры и документы позволяют контролировать статьи расходов.

Некоторые арендодатели включают все эти расходы в арендную плату. Вопрос о прозрачности таких перечислений открыт. Можно ненавязчиво поинтересоваться, сколько ресурсов использовано, по какому тарифу идёт расчёт и за какой период производится оплата.

Выводы

Не зацикливайтесь на одном или двух критериях. Отбрасывать варианты лишь потому, что они не подходят из-за какой-то мелочи, не стоит. Не исключено, что в предлагаемом здании есть и другие положительные стороны, и вы сможете создать условия, которые необходимы для комфортного бизнеса.

Выбор будущего офиса — только в ваших руках. Главное, чтобы каждый квадратный метр был комфортным и приносил прибыль фирме.

bestoffice Когда нашёл идеальный офис

Хотите обсудить эту статью?
Присоединяйтесь к нашим группам в Facebook и ВКонтакте

188
6 Октября 2017
Источники фото: https://www.pexels.com/, https://unsplash.com
Получайте знания, мотивацию и опыт успешных бизнесменов!

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь с политикой конфиденциальности