Кто первый пришел, того и стул: как работают «гибкие офисы», и почему они стали популярны в кризис?

Концепцию «гибкого офиса» (он же — «сервисный», он же — flex) разработали голландцы. Такой формат организации рабочего пространства уже лет 15 востребован по всей Европе, в США, Канаде, Азии. В России подобные офисы появились 4 года назад. По началу их объем от доли рынка составлял всего ничего: 5-6%. И, может быть, они так бы и  не имели у нас особой популярности, если бы не пандемия 2020 года. Именно «гибкие офисы» показали себя как один из самых эффективных вариантов организации бизнеса в кризис. 

«Не в тесноте и не в обиде» 

В чем заключается «гибкость» такого офиса? Во-первых — это срок аренды. Если классический офис предлагается под съем на несколько лет (от 3 до 5), сервисный — можно арендовать на год-полтора. Во-вторых, арендатор въезжает в уже полностью готовое помещение (с отделкой, обстановкой, оборудованием, включенной в плату коммуналкой), которое «подстраивается» под ежедневные нужды компании. Что это значит? Как правило, рабочих мест в таком офисе меньше, чем количество сотрудников. То есть за персоналом не закреплены определенные зоны. Но это не банальный дефицит площади, а четко продуманная стратегия. 

Скажем, сегодня сотрудник Иванов работает в офисе, а завтра он трудится из дома или проводит весь день на выездных переговорах. Соответственно, его рабочее место отдается сотруднику Петрову. Когда же Иванов снова придет в офис, он может вернуться за свое прежнее место (если оно свободно), подсесть к менеджеру Сидорову (с которым он делает совместный проект) или занять любой вакантный стол. Вот такой «круговорот»...

Кроме того, во flex-офисе предусмотрены переговорные, кабинеты для кoмaнднoй работы, зоны отдыха — все это в формате open-space. В чем он и напоминает коворкинг. При этом, как рабочее пространство сервисный офис предназначен для одной-единственной компании (арендатора). А это уже роднит его с классическим аналогом. Площади на одном и том же этаже здания могут занимать и другие арендаторы. Но сотрудники разных компаний пересекаются только в местах общего пользования — холле, вестибюле и т.д. 

Минус миллионы 

Изначально flex-офисы были придуманы для того, чтобы сократить расходы компаний. За счет того, что организации не приходится переплачивать за площадь. она меньше теряет в деньгах. Так, по информации американского концерна «Филипс», использующего концепцию «гибкого офиса», компания экономит в год порядка 2-х миллионов долларов. 

А теперь рассмотрим ситуацию на примере ближайшего к столице Подмосковья. По оценкам экспертов аренда офиса в Химках в новом бизнес-центре класса А по типовому шаблону за 1,5 года стоит около 130 000 000 рублей (договор же на съем заключается в среднем на 3-5 лет). Сервисный офис (с обстановкой, оборудованием и всеми включенными платежами) за те же полтора года (то есть на весь срок аренды) обходится порядка 100 000 000 рублей. 

Хорошая перспектива, но пока не для всех

Да, у flex-офиса в нынешнее время много преимуществ. Для работодателя — это оптимизация расходов, для сотрудников — относительно свободный режим посещения, «не привязанность к одному стулу». Руководители не выступают в роли «надсмотрщиков», дергающих подчиненных каждую минуту по делу и без оного. Им важна только эффективность результата. Сотрудников же такой подход к рабочему процессу мотивирует на креативный труд. Еще одна особенность flex-офисов по сравнению с традиционным аналогом — меньшая скученность людей в течение дня. А это, согласитесь, в реалиях пандемии немаловажный нюанс. 

Однако, надо признать, что такой вариант пока могут позволить себе не все. Для крупных успешных концернов — это прекрасная альтернатива. Но даже не любая компания среднего звена может снять такой объект. «Гибкий офис» — рабочее пространство нового поколения. Здесь вам предлагаются качественная отделка, функциональная планировка, эргономичная мебель и «умные технологии». Что стоит денег. Это не просто типовая аренда торгового помещения в Химках . То есть для компаний, изначально привыкших иметь дело с элитной коммерческой недвижимостью (класса А+, А, В+), flex-вариант — разумный способ сэкономить деньги за счет сокращенного срока аренды. Но для организаций, которые априори ориентируются на недорогие офисы С класса, этот вариант пока не по карману. 

Тем не менее, эксперты прогнозируют, что уже в ближайший год-два объем «гибких офисов» в России будет составлять не менее 20-30 % от общей доли рынка.